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在现场简报时,使用表格不是个好主意

发布时间:2020-06-27   浏览量:128   

 

在现场简报时,使用表格不是个好主意

若要分享的数据只有少数一两个,纯文字可能是最适合的沟通方式。尽可能让数字越显眼越好,并考虑只用数字和几个字来简洁扼要地传达你的讯息。将一个或少数几个数据做成表格或图表,除了可能会误导听众,气势也少了好几分。若要交流的数据只有一两个,那幺考虑就以数字本身为重点吧。

为了阐明此概念,来用以下的实例说明吧。皮尤研究中心(Pew Research Center)2014 年 4 月针对全职母亲的报告里头,就放了一张类似图 2.2 的图表。

手上有数据不代表你一定要用上图表!图 2.2 当中其实只有两个数据,但是却用了一堆文字和空间。该图其实不太能帮助听众诠释数据(而且资料标记在直条上方,你的相对高度知觉会受到影响,无法从视觉上看出 20 根本不到 41 的一半)。

此案例中,一句简单的句子其实就已足够:2012 年有 20% 的孩童有传统全职母亲,1970 年则为 41%。

在做简报或报告时,你也可以使用类似图 2.3 的视觉元素。

顺带一提,此例中有另一个考量,你也可以考虑从完全不同的单位来展示此数据。举例来说,你可以用改变比例来呈现数据:「从 1970 到 2012 年,有传统全职母亲的孩童比例降低了 50%以上」。不过,若想将多项数据化简为单一数据,我建议各位三思而后行──记得先考虑这幺做可能会丧失哪些脉络资讯。在此案例中,我认为实际数字的幅度(20% 与 41%)有助听众诠释、理解变化。

若需要沟通的数据只有一两个:直接使用数字即可。

若你有更多的资料想要呈现,通常就得用表格或图表。不过要记得,听众和这两种视觉元素的互动方式相当不同。我们来个别深入讨论这两者,看些特定类别的图表与使用实例吧。

表格会对我们的语文系统起作用,意思就是我们会阅读表格。如果有个表格在我眼前,我通常会伸出食指,由左栏读到右栏、从上列读到下列,或是比较不同数值。表格的确适合这种情境,用来与一群形形色色、分子混杂的听众沟通,让所有成员各自注意自己有兴趣的那一排。如果需要使用不同测量单位进行沟通,表格通常也会比图表来得一目了然。

在现场简报使用表格不是个好主意。听众阅读表格时,耳朵便不会专心听你说话,因而无法将你的论点听进耳里。若发现自己的简报或报告里出现了表格,问问你自己:你想传递的论点为何?八成有更好的方法能够抽出重要资料,并将其视觉化。若你觉得这幺做会流失太多东西,你可以考虑是否要将整张表格放在附录,再放上连结或引用。

使用表格时要记得,表格设计是配角,主角应该是资料才对。别让加粗的框线或阴影抢了听众的注意力。考虑使用浅色框线,或直接用白色方格区分表格中的元素。

请看图 2.4 的表格範例。注意第二、三个表格(浅色框线、极简框线)中,资料本身比表格的结构元素更为抢眼。

框线设计的目的应该是要让表格更容易阅读。考虑使用灰色框线,或直接拿掉框线,让框线变成配角。抢眼的应该是资料本身,而非框线。❶

❶若欲进一步了解表格设计,可参考史提芬.菲尔(Stephen Few)的着作《Show Me the Numbers》。书中有一整个章节以表格设计为主题,讨论了表格组成元素以及表格设计的最佳实务範例。

接下来要讨论的是一种特殊的表格:热区图。

热区图是一种使用视觉效果,在表格中加入细节的方式。热区图可以在表格格式当中将资料视觉化,取代数字(或两者并存),利用储存格颜色显现该数字的相对规模。

图 2.5 分别以表格和热区图的方式展现综合资料。


图 2.5 的表格中,你必须自行阅读资料。我用眼神快速扫描了栏列,大致了解情况、判断数字高低,并在脑海中排列表格类别的顺位。

为了简化脑袋的这段程序,我们可以使用色彩饱和度(color saturation)来提供视觉提示,帮助眼睛和大脑更快锁定值得注意的重点。在右手边称为「热区图」的表格中,蓝色饱和度越高,数字就越高。原本的表格没有任何视觉提示能帮助引导我们的注意力,使用热区图的话,我们的脑袋就能够更容易、更快速地找出光谱的两端──也就是最低(11%)与最高(58%)的数字。

製图软体(如Excel)通常内建条件格式化的功能,能让你轻鬆套用类似图 2.5 的格式。不过,应用热区图时,记得一定要放个图例协助读者诠释资料(此处则为热区图下方的低-高副标题,颜色与条件格式化对应的颜色相同)。

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