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善用云端工具,领导团队高绩效

发布时间:2020-06-25   浏览量:434   

 

善用云端工具,领导团队高绩效
善用云端工具,领导团队高绩效
本文作者权自强

同时与多位客户对接,身负大量资讯的专案经理,如何有效管理工作文件?身为这些专案经理的老闆,又该如何领导团队?努力工作不如聪明工作,善用云端工具,让各项事务得以在自由的空间与时间中灵活调配,无缝接轨!

创业以来,身兼数位行销公司执行长、工作坊讲师、部落格格主等多重角色,每天需记下来的事情多如牛毛,行程会议、客户资料、课程纲要、年度目标 ⋯⋯有些人习惯用纸本手帐彙整想法及待办事项,我个人则偏好使用云端工具进行控管。

成长阶段幸逢电脑蓬勃发展的时代,加上早期从事科技业,所以我颇早以前就开始使用电脑相关工具,习惯以打字取代手写,其中的好处不乏:

  1. 快速。我是个脑袋想法跑很快的人,若不用打字,手写恐怕跟不上思考的速度。
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  2. 多功能彙整。激发创意或灵感的来源有时只是一句话、一张图像或一段影片,要转换成文字相对需要思考的时间;目前线上已有许多云端工具,可轻鬆将不同形式的资料加以撷取、拼贴,直接储存。
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  3.  高机动性。电子化后的文件易于搬移,无论在编辑或排版上都富有更大的自由,方便快速整理。
最佳工具最大效益

仔细衡量,比起打字,手写的机会确实变少了,然而两种书写过程都有助于思考,键入文字的时候,许多创意和想法亦常随之浮现。事实上,我也并非完全不手写,只是认为笔记毋须侷限于纸本,而可依目的选择不同类型的工具。我会透过手写摘录较为零碎的资讯,多半是与客户之间的会议;独自规划工作进度时,则採数位笔记的形式。这 2、3 年来最常使用的一套工具叫 Evernote,是一种数位记事本,它的好处首先是跨平台,消弭了空间地点的限制,无论在电脑、ipad 或手机上都可以使用,相当符合资讯产业的需求。我有灵感的时候就会打开来写一下,记录上课或开会重点、规划简报提案,先记录下大纲,再利用行程之间的空档充实内容。其次,与纸本笔记相较还有另一个好处是,随身携带的手帐可能写满了就必须换另外一本,Evernote 却没有容量上限,你随时可以搜寻 1、2 年前的旧资料,也可以经由分类、标籤,将相关的内容彙整在一起。

记笔记时应依目的选择不同的工具,Evernote 偏向综合型,可添入图像照片及影音,我常以此撰写较长篇的文章,例如心情日记。至于像工作目标、待办事项等条目分明的内容,一般我会使用 Google Keep,其类似便条纸的介面可用颜色区分记事类型,附设的提醒功能也有助我检视各项计画是否按时完成。

去办公室化更有绩效

云端工具可说解放了过往制式的工作形态。认识我或认识讚点子的朋友都晓得, 我们公司办公室没有人,从公司成立开始,与客户之间就是用云端工具沟通,这些年透过各项通讯软体,我带领员工逐步建立起不用打卡,在家工作的新工作流程,定期用 Skype 召开会议,直接线上交换资料,或于协作平台共同编辑。举例来说,我们会在 Google 协作平台放上会议大纲,正式开会时便逐条报告、讨论,内容详细程度几乎等同一份会议纪录,省去事后归纳整理的时间;而随着 Line 群组问世,每个客户、不同任务、个案都有各自的群组,搭配云端文件,提升效率之余,更减少许多沟通成本。

此种「去办公室化」的工作形态增添了我们在与远方客户接洽时的熟练度,身为老闆的我亦可扩大招募範围聘请到许多外县市的优秀人才,员工们则不必历经日晒雨淋、塞车通勤大老远跑来公司。当工作不再局限同一场域,不仅是空间,时间上也获得相对的自由,我们 不在办公室工作 ,工作却展开于 anytime、everywhere。

自主管理比责任制更重要

许多人难以想像一家公司没有实体办公室该如何营运,特别是员工管理方面,毕竟人都有惰性,缺少办公室约束、主管的督促,在家工作这份惰性极可能无限地放大,「不在办公室还有效率可言吗?」—— 我认为,这样的疑惑出在前提设定有误,真实的情况与各位所想不同,没有办公室,其实更有效率!所谓「疑人不用,用人不疑」,应徵每位员工时,我都会先让他了解公司工作流程与内部文化,正式录取后,就会给予充分的信任及自由。在须将工作做完、做好的前提之下,第一,员工越有效率把事情做完,越能尽快做自己想做的事。也就是说,负责且懂得自我管理的员工,自然能得到时间上的奖励,偷懒的结果,只会影响自己享乐的时间而已。第二,身为 PM,每位员工自己都要亲自面对客户,本身即有压力,不需要人督促。万一真的需要人督促,表示其缺乏自动自发的资质,也许就较不适合我们这种型态的公司。

台湾许多企业都奉行责任制,但能做到真正责任制的却少之又少,我认为这部分老闆需要洞悉、转换、调适自己的想法与心情,为了盯住员工而死守在办公室,不是反过来綑绑住自己了吗?

掌握顾客需求核心

对员工要求仅止于将事情做完做好这点,可看出我的经营风格较偏成果导向,无论是人员管理或从事网路行销,工具和过程都不是最重要的。以 FB 社群行销为例,有人十分在意粉丝数量,事实上 FB 只是一个工具,不是结果,我们透过 FB 的经营,把客户带进来,中间的检核点应该是经营粉丝团之后业绩有没有起色、订单有没有增加,以此检视成效。

行销的本质就是帮客户的业绩作提升,只要扣紧这个目标,就不会有问题。无论是社群、大数据或任何行销手法趋势,都应掌握核心精神,不断思考,反问:「客户到底要的是什幺?」掌握这一点就会找到最有用的资讯。如此看来,大数据也只是一个名词而已,掌握核心才可以做最有效率的事情。

网路行销 CEO 教你带领高绩效团队
  1. 笔记毋须侷限于纸本,可依目的选择不同类型的工具。
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  2. 善用云端文件,去办公室化团队绩效更高。
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  3. 任何行销手法趋势,都应掌握核心精神,不断思考,反问:「客户到底要的是什幺?」
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